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EGVP und beBPo

Das besondere elektronische Behördenpostfach (»beBPo«)

I. Was ist der elektronische Rechtsverkehr?

Die Justiz fasst unter dem Begriff „elektronischer Rechtsverkehr“ die elektronische Kommunikation zwischen allen Verfahrensbeteiligten zusammen. Dazu gehören Gerichte, Behörden, aber auch Anwälte, Notare und Andere. Grundlage findet dies in den einzelnen Verfahrensordnungen, wie z.B. > § 130a ZPO. Eine Übersicht der Normen findet sich in der Eingangsformel der Elektronischer-Rechtsverkehrs-Verordnung > ERVV

Ziel der Justiz ist der geschützte und vertrauenswürdige Austausch von elektronischen Dokumenten.

Technisch setzt der elektronische Rechtsverkehr auf > OSCI (Online Services Computer Interface) auf, einer Sammlung von Standards zur verschlüsselten Kommunikation. Kern ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Inhalte.

II. Was ist ein beBPo?

Für Behörden wurde die Rolle besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) festgelegt. Dieses stellt eine funktionelle Weiterentwicklung des bisherigen EGVP dar. Das EGVP bleibt vorerst als Rolle innerhalb der Justiz erhalten. Neu ist insbesondere der „Vertrauenswürdige Herkunftsnachweis“ (VHN) und die Möglichkeit, elektronische Empfangsbekenntnisse (EEB) zu versenden. Das Sende- Empfangsprotokoll ist weiterhin Bestandteil des beBpo-Clients.

Um die Identität der Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr zu prüfen, sind verschiedene Wege durch die Justiz vorgesehen. Diese wiederum bilden sich im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs als sogenannte Rollen ab. Dazu gehören u.a. das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für Rechtsanwälte und das besondere elektronische Notarpostfach (beN). Übrigens, können alle diese Rollen auch untereinander kommunizieren!

Für die Teilnahme von natürlichen Personen und Unternehmen gibt es zukünftig das sogenannte „elektronische Bürger- Organisationspostfach“ (eBO).

III. Wer braucht ein beBPo?

Faktisch alle Behörden: Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sind aufgrund der o.g. Regelungen ab 1. Januar 2020 verpflichtet, einen sicheren Übermittlungsweg für die Zustellung elektronischer Dokumente zu eröffnen.

Dieser Verpflichtung kommen Sie durch die Eröffnung eines beBPos nach. Alternativ besteht die Möglichkeit, dass Sie der Verpflichtung über die Eröffnung eines DE-Mail-Zugangs nachkommen. Ist Ihre Behörde jedoch eine Strafverfolgungs- oder Bußgeldbehörde, so muss sie sowohl die Kommunikation über beBPo als auch über DE-Mail eröffnen. Auch wenn Ihre Behörde keine Bußgeldbehörde ist, empfehlen wir die Einrichtung beider Kommunikationswege.

Einen Überblick über verschiedene Zuständigkeiten für die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten gibt u.a. die Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über Zuständigkeiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiZuVO).

IV. Wie bekomme ich ein beBPo?

Zu unterscheiden sind die Organisation und die Technik.

Organisatorisch

Die Freischaltung eines beBPo geschieht in Sachsen auf der Grundlage der ERVV in Verbindung mit § 2 Abs. 4 SächsEGovG. Die dazu gehörige Verordnung ist bereits durch die Normprüfung freigegeben.

Ziel ist die eindeutige Bestätigung der Identität einer Behörde sowie die Prüfung von technischen Rahmenbedingungen. Dafür ist ein mehrstufiger Prüfprozess notwendig.

In diesem Fall füllen Sie bitte diesen Antrag aus:

Nähere Informationen zum Ablauf finden Sie in diesem Dokument:

Bitte beachten Sie bei beiden Wegen die Vorgaben der Namenskonvention für Ihr geplantes Postfach:

Als Kontakt-Mail Adresse sollte in der Visitenkarte ein gültiges Funktionspostfach der Behörde/Organisation hinterlegt werden.

Technisch

Sie können dazu grundsätzlich jeden zugelassenen OSCI-Client nutzen. Informationen zu den aktuell von der Justiz zugelassenen Produkten finden Sie hier.

Für die Behörden auf kommunaler und staatlicher Ebene wird in Sachsen durch die BaK ESV das Produkt Governikus Com Vibilia Justiz Edition kostenfrei zur Verfügung gestellt. Dieser kann über den Webshop der BaK ESV bezogen werden. Informationen über die Einrichtung finden Sie hier. (nur aus dem SVN / KDN erreichbar)

Der weitere Ablauf zur technischen Einrichtung von beBPos gliedert sich wie folgt:

  • Software einrichten,
  • Postfach initial einrichten (noch ohne Freischaltung!)
  • Freischaltung der Rolle beBPo durch die BAK ESV nach Genehmigung durch die aufsichtführende Stelle sowie die Prüfstelle für Behördenkonten und beBPos,
  • Zertifikat für den sogenannten Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis (VHN) bei der Bundesnotarkammer anfordern
    Verwenden sie dazu die entsprechenden Dokumentationen aus ihrem Downloadpaket.
  • loslegen!

Bitte verwenden sie für die Installation des Governikus Com Vibilia folgende Dokumentation:

Justizbehörden

Ihre Behörde gehört zum Geschäftsbereich des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz? Dann wenden Sie sich bitte für die Einrichtung eines beBPo an die LIT!

V. Wie nutze ich mein beBPo?

Sie können mit dem Governikus Com Vibilia faktisch wie mit einem E-Mail-Programm arbeiten. Adressen finden Sie im sogenannten SAFE-Verzeichnisdienst. Dort ist auch die Adresse Ihres beBPos aufgeführt. Weitere Informationen zur Nutzung des Clients finden Sie in der Software-Hilfe.

VI. Was sollte ich noch beachten?

Vor Antragstellung und technischer Einrichtung sollten die organisatorischen Voraussetzungen für die Einführung eines beBPos geschaffen werden. Dazu sollten Sie die folgenden Fragen beantworten:

  • Bei welcher Organisationseinheit soll das Haupt-Behördenkonto bzw. das beBPo angebunden werden?
  • Wie kann die ständige Abrufbarkeit von Nachrichten sichergestellt werden? Dies ist besonders relevant, da je nach Verfahren durch den Eingang von Nachrichten auch Fristen in Gang gesetzt werden.
  • Festlegen von Verantwortlichkeiten und Vertreterregeln, Dokumentationspflicht!
  • Einrichten einer sicheren Postfachablage auf einem Netzlaufwerk, Zugriffsberechtigungen, sichere Archivierung- und Backupstrategie.
  • Müssen ggf. Rechtsbehelfsbelehrungen und Kontaktinformationen angepasst werden? Wie auch bei De-Mail und dem SMGW wird empfohlen, zur Information über den Zugangsweg nur auf einer Kontakt-Webseite zu hinterlegen und bei Briefbögen, Publikationen etc. nur auf diese Kontaktwebseite zu verweisen.

Es bietet sich an, zunächst pro Behörde ein beBPo einzurichten. Es können je Behörde auch mehrere beBPo eingerichtet werden, dies muss aber organisatorisch sauber abgebildet werden (Namenskonventionen beachten) und sollte nur bei begründetem Bedarf erfolgen.

VII. Kosten?

Nein, Ihnen entstehen keine Kosten, sofern Sie die vom Freistaat Sachsen bereit gestellte Software nutzen. Die Lizenzkosten dafür, genau wie für den Betrieb der zentralen Komponenten („Intermediär“) werden zentral von der Staatskanzlei für den Freistaat Sachsen getragen. Die Nutzung von beBPos verursacht auch keine Einmalkosten pro Nachricht oder ähnliches.

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